会议纪要（又称纪要）是用于记载会议主要情况和议定事项的一种公文，是指导工作和交流信息的重要工具，是公务活动中常用的一个文种。在实际工作中，有些人常把会议纪要写成会议记录、会议决议或会议报到。其原因是没有把握好纪要的内涵和写作特点，偏离了行文的初衷。

  要写好会议纪要，首先搞清楚其基本结构。会议纪要在结构上可分为三个部分：概况、主体、结尾。

  一、会议纪要的基本结构

  会议纪要按照会议类型大致分为两种：办公会议纪要和专题会议纪要。办公会议纪要是记述机关和企事业单位对重要工作或日常工作进行布置、研究、议决等事项时使用的一种会议纪要。专题会议纪要是记述专门解决某一问题而召开的座谈会、研讨会的研究情况与成果时使用的一种会议纪要。

  （一）概况。简要介绍会议基本情况，召开会议的根据、目的、时间、地点，参加会议的人员。会议的基本议程、主要活动和会议的结果。

  例如：《×××公司第二季度绩效考核工作专题会议纪要》的概况部分如下:

  20××年7月5日，公司副总经理×××受总经理×××委托，在公司会议室主持召开总经理办公会议，专题研究第二季度绩效考核工作，副总经理×××、×××，办公室主任×××参加会议。

  这部分简要介绍了会议的时间、背景、目的、主要议题、主持人、与会人员、地点等要素，开头比较简洁。涉及的要素应根据实际情况而定，以简练为宜，不是越多越好。

  （二）主体。这部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。

  例如：《×××县政府常务会议纪要》，摘录其主体中部分内容如下：

  会议要求，县扶贫办要紧紧抓住中央和省委对革命老区县加大扶贫投入的历史机遇，争取我县成为继××大会战之后的第二个全省整县推进县，全力争取国家和省级扶贫投入。

  会议决定，一是原则同意增加外资扶贫项目管理中心4名事业编制，并提交县编委会讨论。二是原则同意解决项目前期工作经费50万元，并纳入20××年县级财政预算。三是原则同意适时召开全县扶贫工作会议。

  常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专题会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。把会议形成的共识、讨论的意见、相关要求等归纳出来，既有总体概括，又有具体要求，内容明了。

  （三）结尾。有的对会议纪要做出一些基本评价，发出号召，提出希望。有些纪要不单独写结尾，在主体最后一个问题写完就结束全文。

  二、会议纪要的主要写法

  根据会议性质、规模、议题、议决结果等不同，会议纪要主要有以下两种写法：

  （一）概括归纳法。对于一些小型会议，讨论的问题比较集中，意见比较统一时，往往只把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项，用过的方法进行整体归纳和说明。其优点是：内容精炼，篇幅短小，易于贯彻。

  （二）分项叙述法。对于召开的大中型会议或议题较多的会议，可能议题多、事项性质差异大，议题之间没有共性或关联性，不便于概况归纳，此时宜采取分项叙述的方法，即根据会议的主要议题分条列项进行叙述。其优点是：条目清晰，便于表述，易于领会。

  例如：《×××县政府常务会议纪要》，摘取部分内容如下：      

  一、关于行政审批制定改革

  会议要求：县直各部门要加强与上级部门的对接协调，加大培训指导工作，确保各单位具体承办审批事项的人员，尽快熟悉中央、省、市下放的审批事项办理流程。同时，要做好部分行政审批事项取消后的监管工作。下放和取消的行政审批事项，县政务服务管理局要在政务大厅进行公示，方便群众查询；监察局要强化督促检查，加大“吃、拿、卡、要”行为查处力度。

会议决定：原则同意《取消和调整行政审批项目决定草案》，由县编办修改完善后印发实施，并通过网络等形式进行公示。

  二、关于20××年细化部门基本支出预算

会议要求：20××年我县财政收支矛盾异常突出，财政部门要按照“保民生、保运转、保重点”的原则，严格执行压缩“三公”经费的比例要求，进一步修改部门基本支出预算。同时，要规范财务管理，按要求公示“三公”经费，并指导乡镇和县直单位规范公示部门“三公”经费。四家班子要带头树立过紧日子的思想，带头压减办公经费，共渡难关，集中财力改善民生、改善基础设施，夯实发展基础。

  会议决定：原则同意20××年细化部门基本支出预算报告，由财政局修改完善后，按程序送人大常委会审议。

  三、关于医疗机构布局调整

  会议决定：原则同意暂停新办一级民营医院，加强对民营医院的管理，支持其合法经营，逐步做大做强，并调整优化现有布局。

  该纪要中事项之间没有关联性，所以采用分项叙述的方法。

  搞清了会议纪要的结构和写法，还应熟练掌握该文种常用词语和习惯句式的运用，这是会议纪要写作和其他文种写作明显不同的特点之一。

  三、会议纪要常用的词句

  要写好会议纪要，掌握这个文种常用的一些词语和句式是非常必要的，这样写起来才会自然顺畅，而且语言也很得体。下面对会议纪要写作常用的词句进行大体的归类：

  表达会议内容的词句：“会议按照……程序召开”“会议听取了……（报告/意见）”“会议讨论（审议）……事项（报告）”“会议指出/指示……” “会议分析了……（形式）”“会议通报了……情况”“会议传达了……精神”“会议总结了……”“会议强调……”等等。

  表达决议事项的词句：“会议（一致）认为……”“会议提议……” “会议原则同意/原则批准……”“会议（充分）肯定了……”“会议审议通过……”“会议决定……” “根据……特作如下决定……”等等。

  表达事项活动的词句：“会议号召（倡议）……”“会议要求……”“会议安排（组织）……”“会议对……进行了部署” “会议要求贯彻落实……”等等。

  四、拟写会议纪要应注意的问题

  一要把握内容的纪实性。会议纪要的一个重要属性就是纪实性，要求如实地反映会议内容，不能搞人为的拔高、深化、随意发挥、添枝加叶，不能根据个人主观意愿变更会议议定的事项、达成的共识和形成的决定。

  二要把握表达的精要性。会议纪要不是把会议所有内容都原原本本地记录下来，而是把会议的各种材料和观点，经过分析、研究、整理、概括，有选择、有重点、有一定逻辑关系地撰写出来，重点应放在介绍会议成果上，切忌写成会议记录、写成流水账。

  三要把握称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。会议纪要反映的是与会人员的的集体意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

  四要把握工作的指导性。会议纪要传达会议情况、主要精神，对工作有一定的指导作用，要求与会单位以此为依据开展工作。因此，写作时必须始终抓住指导性、实用性这个特点。